КАК СЭКОНОМИТЬ НА МЕРОПРИЯТИИ?

Опытные HR-специалисты не отрицают сильнейшего воздействия мероприятий на корпоративную культуру и моральный дух сотрудников. Но как быть, если бюджет урезали, а подбодрить коллектив все равно нужно?

Вот несколько советов от Kavrus Event.

1. Определяемся с целью и ключевым месседжем. В зависимости от них решаем, что на мероприятии главное, а от чего можно и отказаться.

2. Сокращаем время. Лучше яркое и динамичное мероприятие на 4 часа, чем скучное и затянутое на 6.

3. Оптимизируем логистику. Выбираем площадку рядом с офисом или в хорошей транспортной доступности, что не тратиться на шаттлы или трансфер.

4. Выбираем правильный формат. Откажитесь от банкетной рассадки в пользу фуршета. Не акцентируйтесь на еде. Люди запоминают яркие моменты, а не начинку сэндвича.

5. Сделайте еду частью развлечения. Закажите в качестве программы кулинарный мастер-класс, сегодня их множество – от гриль-баттла до средневековой кухни. В качестве интерактива подойдет азотное мороженое или яблоки в карамели.

6. Предпочтение активностям, а не декору. В супер-фотозоне за несколько десятков рублей гость проведет несколько минут, и еще несколько мгновений будет восхищаться декорациями. Лучше направить бюджет на мастер-классы, спортивный инвентарь или интерактивные зоны.

7. Если из программы есть только ведущий, используйте экран. Большая часть людей визуалы, и им важна картинка. Интерактивы с использованием изображений и видео выведут мероприятие на уровень выше.

Что делать не нужно?

1. Поющий ведущий и диджей в одном лице. Во-первых ведущий – лицо мероприятия. От его уровня зависит впечатление от мероприятия. Во-вторых, будем честны – универсальные солдаты редко бывают хороши во всем, а в 21 веке это моветон.

2. Оборудование из офиса. Да, мы понимаем, что у вас в конференц-зале есть колонки и микрофоны. Нет, они не подходят для кавер-группы ни по мощности, ни по качеству.

3. Самодеятельность. Если для коллектива в 50 человек это приемлемо и мило, то для 200-300 – уже весьма сомнительно. Творчество – безусловно является трендом. Но постановка достойного шоу – это работа режиссера и большой команды профессионалов.

4. Еда, принесенная сотрудниками. Как минимум – это опасно. В отличие от кейтеринга ни заказчик, ни организатор не может проконтролировать соблюдение санитарных норм. Лучше ограничиться доставкой пиццы.

5. Отказ от экрана. Экран с проектором обойдется в минимум средств, но зато даст множество возможностей для развлечения: интерактивы, конкурсы, просмотр роликов и фотографий. Это гораздо лучше, чем странные конкурсы с сомнительным реквизитом (мы проверяли!).

6. Платная еда и другие услуги на мероприятии. Лучше ограничить мероприятие по времени, чем предложить проголодавшимся гостям поесть за свой счет.